01Wer wir sind und was diese Erklärung abdeckt
Diese Erklärung gilt für faxly.com und den Dienst Faxly, betrieben von THEONLINESAASCOMPANY LLC (handelnd als Faxly), 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, Vereinigte Staaten. Sie erklärt, was wir erheben, warum, mit wem wir es teilen und welche Rechte Sie haben — einschließlich Rechten nach kalifornischem Recht und anderen US-Datenschutzgesetzen der Bundesstaaten. Datenschutzfragen gehen an help@faxly.com.
02Was wir erheben
Kennungen, die Sie uns geben: E-Mail-Adresse und optional Ihren Namen und Ihre Mobilnummer. Geschäftliche Informationen: Ihr Tarif, Zahlungen und Erstattungen — Kartenzahlungen werden von Stripe verarbeitet, und wir speichern nie Ihre vollständige Kartennummer. Faxdaten: Empfänger- und Absendernummern, Zeitstempel, Seitenzahlen und Zustellergebnisse. Dokumentinhalte: die Dateien, die Sie senden und empfangen, vorübergehend gehalten wie unten beschrieben. Internetaktivität: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp und genutzte Seiten. Supportkommunikation: E-Mails, die Sie uns senden.
03Woher die Daten stammen
Direkt von Ihnen, von Ihrem Gerät bei der Nutzung des Dienstes, von Stripe (Zahlungsbestätigungen), von Telekommunikationsanbietern (Zustellbestätigungen) und — allein für das Land Ihrer Verbindung — von unserem Hosting-Anbieter, der es aus Ihrer IP-Adresse ableitet (oder von einem gesonderten Geolokalisierungsdienst, ipapi.co, falls wir einen einsetzen; dieser erhält Ihre IP-Adresse dann nur zu diesem Zweck). Das Land wird 30 Tage in einem Cookie gespeichert, um Preise in Ihrer Währung zu zeigen und Ihnen die Website in Ihrer Sprache anzubieten. Wir kaufen keine persönlichen Daten von Datenhändlern.
04Wie wir sie nutzen
Um Ihre Faxe zuzustellen und zu bestätigen, Ihr Konto und Ihre Abrechnung zu führen, Dienst-E-Mails wie Belege und Verlängerungserinnerungen zu senden, Supportanfragen zu beantworten, Betrug und Missbrauch zu verhindern und Gesetze einzuhalten. Wenn Sie ein Fax beginnen und vor der Zahlung abbrechen, mailen wir Ihnen unter Umständen einen Link zum Abschließen und einmalig ein Angebot dazu; jede dieser E-Mails hat einen Link, der sie mit einem Klick beendet. Sonstige Marketing-E-Mails gibt es nur mit Ihrer Zustimmung, und jede Nachricht hat einen funktionierenden Abmeldelink. Ihr Konto, Ihre Faxe und Ihre Dokumente werden nie für Werbung genutzt; die Seiten unserer Website, die Sie öffnen, können außerhalb des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz dafür verwendet werden (Abschnitt 08). Wir trainieren keine KI-Modelle mit Ihren Dokumenten.
05Ihre Dokumente
Dokumente werden bei der Übertragung mit TLS und bei der Speicherung mit AES-256 verschlüsselt. Sie existieren auf unseren Systemen nur so lange, wie die Zustellung es erfordert: Die Dateien eines zugestellten Faxes werden direkt nach der Bestätigung durch das Empfangsgerät gelöscht; die Dateien eines nicht angekommenen Faxes werden 7 Tage aufbewahrt, damit Sie es erneut versuchen können, und dann gelöscht; Uploads, die Sie nie senden, werden nach 7 Tagen gelöscht; empfangene Faxe bleiben in Ihrem Konto, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto schließen. Sendebelege enthalten Metadaten (Nummern, Zeitstempel, Seitenzahlen), keine Dokumentinhalte. Mitarbeiter können Ihre Dokumente nie öffnen, außer mit Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis in einem Supportfall.
06Gesundheitsdaten
Viele Kunden faxen Patientenakten. Faxly ist ein Übertragungskanal für Dokumente, die Sie senden möchten; wir nutzen oder offenbaren deren Inhalte nicht. Gesundheitsdienstleister und andere betroffene Einrichtungen, die eines benötigen, können vor dem Senden geschützter Gesundheitsdaten ein HIPAA Business Associate Agreement unter help@faxly.com anfordern.
07Mit wem wir teilen
Vertraglich gebundene Dienstleister: Stripe für Zahlungen, Google für die Werbemessung (Cookie-Richtlinie, Abschnitt 04), Telekommunikationsanbieter zur Übertragung von Faxen, unser Cloud-Infrastrukturanbieter für das Hosting und unser E-Mail-Anbieter für Dienstnachrichten — jeweils beschränkt auf das, was ihre Rolle erfordert. Meta Platforms erhält, was sein Pixel außerhalb des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz auf unseren Seiten erhebt (Cookie-Richtlinie, Abschnitt 04), und verwendet diese Daten nach seiner eigenen Datenschutzrichtlinie, um unsere Anzeigen zu messen und auszuspielen — in den US-Bundesstaaten, für die Meta den Modus „Limited Data Use“ anbietet, nur als unser Dienstleister. Behördliche Anfragen: Wir geben nur preis, was eine gültige Vorladung, gerichtliche Anordnung oder ein Gesetz verlangt, und benachrichtigen Sie, sofern nicht gesetzlich untersagt. Unternehmensübertragungen: Wird Faxly übernommen, unterliegen Ihre Daten weiterhin Zusagen, die mindestens so schützend sind wie diese. WIR VERKAUFEN KEINE PERSÖNLICHEN DATEN. AUSSERHALB DES EWR, DES VEREINIGTEN KÖNIGREICHS UND DER SCHWEIZ TEILT DAS PIXEL VON META DIE SEITEN, DIE SIE AUF UNSERER WEBSITE ÖFFNEN, FÜR WERBEZWECKE MIT META (ABSCHNITT 08); EIN GLOBAL-PRIVACY-CONTROL-SIGNAL STOPPT DAS.
08Cookies und Tracking
Wir verwenden wenige notwendige Cookies und Präferenz-Cookies, das Werbe-Tag von Google und — außerhalb des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz — das Pixel von Meta, wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben. Wir verkaufen keine persönlichen Daten. Das Pixel von Meta teilt Meta mit, welche Seiten unserer Website Sie öffnen und ob Sie einen Pass gekauft haben, was Gesetze von US-Bundesstaaten als Teilen für kontextübergreifende Verhaltenswerbung oder als zielgerichtete Werbung einstufen können: Ein Browser, der ein Global-Privacy-Control-Signal (GPC) sendet, lädt das Pixel nie, wo auch immer Sie sich befinden, und in den Bundesstaaten, für die Meta den Modus „Limited Data Use“ anbietet, verarbeitet Meta, was das Pixel übermittelt, nur als unser Dienstleister. Für ältere „Do Not Track“-Signale gibt es keinen festen Standard, daher reagieren wir nicht darauf — GPC ist das Signal, nach dem wir handeln.
09Ihre Rechte — für alle
Unabhängig davon, wo Sie wohnen, können Sie Ihre E-Mail-Adresse, Zahlungsmethode und Ihren Tarif in den Einstellungen ändern und alles andere, was wir über Sie speichern, jederzeit einsehen, berichtigen, exportieren oder löschen — oder Ihr Konto schließen —, indem Sie von Ihrer Kontoadresse aus an help@faxly.com mailen. Wir prüfen Anfragen anhand Ihrer Konto-E-Mail, antworten innerhalb von 45 Tagen und benachteiligen Sie nie — kein schlechterer Dienst, keine schlechteren Preise — für die Ausübung Ihrer Rechte. Ein bevollmächtigter Vertreter kann mit schriftlicher Erlaubnis Anfragen für Sie stellen.
10Einwohner Kaliforniens (CCPA/CPRA)
Einwohner Kaliforniens haben das Recht, die Kategorien und konkreten persönlichen Daten zu kennen, die wir erheben (aufgeführt in Abschnitt 02), sie zu löschen, zu berichtigen, dem Verkauf oder Teilen zu widersprechen (wir verkaufen keine Daten; ein Global-Privacy-Control-Signal wirkt als Ihr Widerspruch gegen das in Abschnitt 08 beschriebene Teilen), die Nutzung sensibler persönlicher Daten zu beschränken (wir nutzen sie nur, um den von Ihnen gewünschten Dienst zu erbringen) und nicht benachteiligt zu werden. Anfragen: help@faxly.com. Wir verkaufen keine persönlichen Daten irgendeiner Person, und wir teilen wissentlich keine persönlichen Daten von Verbrauchern unter 16 Jahren. Kaliforniens „Shine the Light“-Gesetz: Wir geben persönliche Daten nicht an Dritte für deren Direktmarketing weiter.
11Andere Datenschutzgesetze der Bundesstaaten
Einwohner von Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, Nevada und anderen Bundesstaaten mit umfassenden Datenschutzgesetzen haben gleichwertige Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragbarkeit und Widerspruch gegen zielgerichtete Werbung und Verkäufe (wir verkaufen keine Daten; ein Global-Privacy-Control-Signal wirkt als Ihr Widerspruch gegen die in Abschnitt 08 beschriebene zielgerichtete Werbung). Lehnen wir eine Anfrage ab, können Sie Einspruch einlegen, indem Sie auf unsere Entscheidung antworten; scheitert der Einspruch, können Sie sich an den Attorney General Ihres Bundesstaates wenden.
12Europäischer Wirtschaftsraum, Vereinigtes Königreich und Schweiz (DSGVO)
Wenn Sie sich im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden, ist THEONLINESAASCOMPANY LLC Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten sie zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Zustellung Ihrer Faxe, Führung Ihres Kontos und Abrechnung), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c — Steuer- und Buchführungsunterlagen) und aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f — Sicherheit des Dienstes und Verhinderung von Missbrauch); Marketing-E-Mails nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die Sie jederzeit widerrufen können. Ihre Daten werden in den Vereinigten Staaten verarbeitet, wo wir niedergelassen sind; soweit unsere Dienstleister Daten grenzüberschreitend übermitteln, stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen Angemessenheitsbeschluss, und Sie können Einzelheiten bei uns erfragen. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit, das Recht, einer auf berechtigten Interessen beruhenden Verarbeitung zu widersprechen, das Recht, Einwilligungen zu widerrufen, und das Recht auf Beschwerde bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde — in Deutschland die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes, in Frankreich die CNIL, in Italien der Garante per la protezione dei dati personali. Die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ist für die Nutzung des Dienstes erforderlich; alles andere ist freiwillig. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung über Sie. Anfragen: help@faxly.com.
13Japan (APPI)
Wenn Sie sich in Japan befinden, behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten nach dem japanischen Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (APPI) als außerhalb Japans ansässiges Unternehmen. Wir verwenden sie für die in Abschnitt 04 genannten Zwecke und übertragen Teile der Verarbeitung den in Abschnitt 07 genannten Dienstleistern in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern, über deren Datenschutzregeln Sie uns fragen können; wir treffen die in Abschnitt 16 beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen und verlangen dasselbe von ihnen. Ohne Ihre Einwilligung geben wir personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, soweit das Gesetz nichts anderes erlaubt. Auskunft, Berichtigung, Nutzungseinstellung oder Löschung Ihrer Daten können Sie unter help@faxly.com verlangen; wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist. Beschwerden über unseren Umgang mit personenbezogenen Daten richten Sie an dieselbe Adresse; Aufsichtsbehörde ist die japanische Personal Information Protection Commission.
14Korea (PIPA)
Wenn Sie sich in Korea befinden, behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten nach dem koreanischen Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (PIPA) als außerhalb Koreas ansässiges Unternehmen. Wir erheben nur, was Abschnitt 02 nennt, verwenden es für die Zwecke in Abschnitt 04, bewahren es für die Fristen in Abschnitt 15 auf und vernichten es dann, und übertragen Teile der Verarbeitung den Dienstleistern in Abschnitt 07 — Ihre Daten werden also in die Vereinigten Staaten, wo wir ansässig sind, übermittelt und dort gespeichert und von diesen Dienstleistern in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern verarbeitet; Sie können uns nach deren Einzelheiten fragen und der Übermittlung widersprechen, ohne sie können wir den Dienst aber nicht erbringen. Wir treffen die in Abschnitt 16 beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen. Auskunft, Berichtigung, Löschung oder die Aussetzung der Verarbeitung Ihrer Daten können Sie unter help@faxly.com verlangen; wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist. Die vertretungsberechtigte Person des Unternehmens ist unsere datenschutzbeauftragte Person und unter derselben Adresse erreichbar. Sie können sich außerdem an die koreanische Personal Information Protection Commission, das Personal Information Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, 118) oder das Personal Information Dispute Mediation Committee (1833-6972) wenden.
15Aufbewahrung
Kontodaten: aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist, und innerhalb von 90 Tagen nach der Schließung gelöscht. Faxdaten und Sendebelege: 7 Jahre aufbewahrt für Steuer- und Streitzwecke, sofern Sie nicht eine frühere Löschung verlangen, wo das Gesetz es erlaubt. Dokumente: gelöscht nach dem Zeitplan in Abschnitt 05. Anmeldecodes laufen nach 10 Minuten ab, Anmeldesitzungen nach 30 Tagen. Support-E-Mails: 2 Jahre. Sicherungskopien laufen in einem rollierenden Zyklus von höchstens 30 Tagen ab.
16Sicherheit und Benachrichtigung bei Datenpannen
Wir schützen persönliche Daten durch Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zugriffskontrollen nach dem Prinzip der geringsten Rechte und Überwachung unserer Systeme. Kartendaten werden von unserem Zahlungsabwickler verarbeitet und nie von Faxly gespeichert. Betrifft eine Datenpanne Ihre unverschlüsselten persönlichen Daten, benachrichtigen wir Sie und die zuständigen Aufsichtsbehörden ohne unangemessene Verzögerung, im Einklang mit den Benachrichtigungsgesetzen der Bundesstaaten.
17Kinder
Faxly richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren, und wir erheben wissentlich keine persönlichen Daten von Kindern unter 13 Jahren, im Einklang mit COPPA. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns persönliche Daten gegeben hat, mailen Sie an help@faxly.com, und wir löschen sie.
18Wo Daten liegen, Änderungen und Kontakt
Faxly wird von den Vereinigten Staaten aus betrieben, und Ihre Daten werden auf US-Servern verarbeitet. Bei wesentlichen Änderungen dieser Erklärung mailen wir Ihnen mindestens 14 Tage, bevor sie wirksam werden. Kontakt: help@faxly.com oder THEONLINESAASCOMPANY LLC, 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, Vereinigte Staaten.
Fragen zu dieser Richtlinie? Schreiben Sie an help@faxly.com — unser Assistent antwortet innerhalb weniger Minuten, und wenn nötig übernimmt ein Mensch.