01Wie we zijn en waar deze verklaring over gaat
Deze verklaring geldt voor faxly.com en de dienst Faxly, aangeboden door THEONLINESAASCOMPANY LLC (handelend onder de naam Faxly), 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, Verenigde Staten. Ze legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom, met wie we ze delen en welke rechten je hebt — waaronder rechten onder het recht van Californië en andere Amerikaanse privacywetten. Vragen over gegevensbescherming kun je stellen via support@faxly.com.
02Welke gegevens we verzamelen
Identificatiegegevens die je ons geeft: je e-mailadres en, als je wilt, je naam en mobiele nummer. Commerciële gegevens: je abonnement, betalingen en terugbetalingen — kaartbetalingen worden verwerkt door Stripe, en we slaan nooit je volledige kaartnummer op. Faxgegevens: nummers van ontvanger en afzender, tijdstempels, aantallen pagina’s en de uitkomst van de aflevering. Inhoud van documenten: de bestanden die je verstuurt en ontvangt, tijdelijk bewaard zoals hieronder beschreven. Internetactiviteit: IP-adres, type browser en apparaat, en de pagina’s die je gebruikt. Communicatie met support: e-mails die je ons stuurt.
03Waar de gegevens vandaan komen
Rechtstreeks van jou, van je apparaat als je de dienst gebruikt, van Stripe (betalingsbevestigingen), van telecomproviders (bevestigingen van aflevering) en — alleen voor het land van je verbinding — van onze hostingprovider, die dat afleidt uit je IP-adres (of van een aparte geolocatiedienst, ipapi.co, als we die gebruiken; die ontvangt je IP-adres dan alleen voor dat doel). Het land bewaren we 30 dagen in een cookie, om prijzen in jouw valuta te tonen en je de site in jouw taal aan te bieden. We kopen geen persoonsgegevens van databrokers.
04Hoe we de gegevens gebruiken
Om je faxen af te leveren en te bevestigen, je account en facturatie bij te houden, service-e-mails te sturen zoals ontvangstbewijzen en herinneringen aan verlengingen, vragen aan support te beantwoorden, fraude en misbruik te voorkomen en ons aan de wet te houden. Begin je aan een fax en ga je weg voordat je betaalt, dan kunnen we je een link mailen om hem af te ronden en één keer een aanbieding om dat te doen; elk van deze e-mails bevat een link waarmee je ze met één klik stopt. Andere marketingmails sturen we alleen als je daar toestemming voor hebt gegeven (art. 11.7 Telecommunicatiewet), en elk bericht bevat een werkende afmeldlink. We gebruiken je gegevens niet voor gerichte reclame en we trainen geen AI-modellen met je documenten.
05Je documenten
Documenten worden tijdens de verzending versleuteld met TLS en bij opslag met AES-256. Ze bestaan op onze systemen alleen zolang de aflevering dat vereist: de bestanden van een afgeleverde fax worden verwijderd direct nadat het ontvangende apparaat de fax heeft bevestigd; de bestanden van een fax die niet is aangekomen, bewaren we 7 dagen zodat je het opnieuw kunt proberen, en daarna worden ze verwijderd; uploads die je nooit verstuurt, worden na 7 dagen verwijderd; faxen die je ontvangt, blijven in je account tot je ze verwijdert of je account opheft. Ontvangstbewijzen bevatten metadata (nummers, tijdstempels, aantallen pagina’s), geen inhoud van documenten. Medewerkers kunnen je documenten nooit openen, behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming bij een supportverzoek.
06Medische gegevens
Veel klanten faxen medische dossiers. Faxly is een doorgeefluik voor documenten die je zelf kiest te versturen; we gebruiken of openbaren de inhoud ervan niet. Zorgverleners en andere instellingen die onder HIPAA vallen en een Business Associate Agreement nodig hebben, kunnen dat via support@faxly.com aanvragen voordat ze beschermde gezondheidsinformatie versturen.
07Met wie we gegevens delen
Dienstverleners met wie we een contract hebben: Stripe voor betalingen, Google voor het meten van advertenties (cookiebeleid, punt 04), telecomproviders om faxen te verzenden, onze cloudinfrastructuurprovider voor de hosting en onze e-mailprovider voor serviceberichten — elk beperkt tot wat hun rol vereist. Verzoeken van autoriteiten: we verstrekken alleen wat een geldige dagvaarding, rechterlijke beslissing of wet vereist, en we laten het je weten, tenzij de wet dat verbiedt. Overdracht van het bedrijf: wordt Faxly overgenomen, dan blijven je gegevens onder toezeggingen vallen die minstens zo beschermend zijn als deze. WE VERKOPEN GEEN PERSOONSGEGEVENS EN DELEN ZE NIET VOOR GEDRAGSGERICHTE RECLAME OVER VERSCHILLENDE CONTEXTEN HEEN.
08Cookies en tracking
We gebruiken een klein aantal noodzakelijke cookies en geen advertentiecookies, geen analysetrackers en geen tracking over verschillende sites, zoals beschreven in ons cookiebeleid. We verkopen of delen geen persoonsgegevens, dus er is niets om je voor af te melden; waar het recht van een staat opt-outsignalen van browsers als bindend behandelt, honoreren we signalen van Global Privacy Control (GPC) als opt-outverzoeken. Voor de oudere ‘Do Not Track’-signalen van browsers bestaat geen vaste standaard, dus daar reageren we niet op — GPC is het signaal waarnaar we handelen.
09Je rechten — voor iedereen
Waar je ook woont, je kunt je e-mailadres, betaalmethode en abonnement wijzigen via Instellingen, en je kunt al het andere wat we over je bewaren op elk moment inzien, corrigeren, exporteren of laten verwijderen — of je account opheffen — door vanaf het e-mailadres van je account te mailen naar support@faxly.com. We controleren verzoeken aan de hand van het e-mailadres van je account, antwoorden binnen 45 dagen en behandelen je nooit slechter — geen slechtere dienst of prijzen — omdat je je rechten uitoefent. Een gemachtigde kan met schriftelijke toestemming namens jou verzoeken indienen.
10Inwoners van Californië (CCPA/CPRA)
Inwoners van Californië hebben het recht te weten welke categorieën en welke concrete persoonsgegevens we verzamelen (opgesomd in punt 02), het recht op verwijdering en op correctie, het recht om zich af te melden voor verkoop of delen (we doen geen van beide), het recht om het gebruik van gevoelige persoonsgegevens te beperken (we gebruiken die alleen om de dienst te leveren waarom je vraagt) en het recht op non-discriminatie. Verzoeken: support@faxly.com. We verkopen of delen niet bewust de persoonsgegevens van wie dan ook, ook niet die van consumenten jonger dan 16. De Californische Shine the Light-wet: we verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor hun eigen direct marketing.
11Privacywetten van andere staten
Inwoners van Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, Nevada en andere staten met een uitgebreide privacywet hebben vergelijkbare rechten op inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid en afmelding voor gerichte reclame en verkoop (we doen geen van beide). Wijzen we een verzoek af, dan kun je in beroep gaan door op ons besluit te antwoorden; slaagt dat beroep niet, dan kun je je wenden tot de Attorney General van je staat.
12Europese Economische Ruimte, Verenigd Koninkrijk en Zwitserland (AVG)
Ben je in de EER, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland, dan is THEONLINESAASCOMPANY LLC de verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens. We verwerken ze om onze overeenkomst met jou uit te voeren (art. 6 lid 1 onder b AVG — je faxen afleveren, je account en facturatie bijhouden), om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (art. 6 lid 1 onder c — belasting- en boekhoudgegevens) en op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f — de dienst veilig houden en misbruik voorkomen); marketingmails alleen met je toestemming (art. 6 lid 1 onder a), die je op elk moment kunt intrekken. De AVG is de Algemene verordening gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016; in Nederland geldt daarnaast de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Je gegevens worden verwerkt in de Verenigde Staten, waar we gevestigd zijn; waar onze dienstverleners gegevens over de grens doorgeven, baseren we ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of op een adequaatheidsbesluit, en je kunt ons om de details vragen. Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van je gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, het recht om je toestemming in te trekken en het recht om een klacht in te dienen bij je toezichthoudende autoriteit — in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens; in Frankrijk de CNIL; in Duitsland de gegevensbeschermingsautoriteit van je deelstaat; in Italië de Garante per la protezione dei dati personali. Je e-mailadres opgeven is nodig om de dienst te gebruiken; al het andere is vrijwillig. We nemen over jou geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen. Verzoeken: support@faxly.com.
13Japan (APPI)
Ben je in Japan, dan behandelen we je persoonsgegevens volgens de Japanse wet op de bescherming van persoonsgegevens (Act on the Protection of Personal Information, APPI) als onderneming die buiten Japan is gevestigd. We gebruiken ze voor de doelen in punt 04 en besteden delen van de verwerking uit aan de dienstverleners in punt 07, die in de Verenigde Staten en andere landen zijn gevestigd; je kunt ons vragen naar de regels voor gegevensbescherming in die landen. We nemen de beveiligingsmaatregelen die in punt 16 staan beschreven en eisen hetzelfde van hen. We verstrekken zonder je toestemming geen persoonsgegevens aan derden, behalve waar de wet dat toestaat. Je kunt via support@faxly.com om openbaarmaking, correctie, stopzetting van het gebruik of verwijdering van je persoonsgegevens vragen, en we antwoorden binnen de termijn die de wet stelt. Klachten over hoe we met persoonsgegevens omgaan, kun je naar hetzelfde adres sturen; de Personal Information Protection Commission is de toezichthoudende autoriteit.
14Korea (PIPA)
Ben je in Korea, dan behandelen we je persoonsgegevens volgens de Koreaanse wet op de bescherming van persoonsgegevens (Personal Information Protection Act, PIPA) als onderneming die buiten Korea is gevestigd. We verzamelen alleen wat punt 02 noemt, gebruiken het voor de doelen in punt 04, bewaren het gedurende de termijnen in punt 15 en vernietigen het daarna, en besteden delen van de verwerking uit aan de dienstverleners in punt 07 — wat betekent dat je persoonsgegevens worden doorgegeven aan en opgeslagen in de Verenigde Staten, waar we gevestigd zijn, en door die dienstverleners worden verwerkt in de Verenigde Staten en andere landen; je kunt ons om hun gegevens vragen en bezwaar maken tegen de doorgifte, al kunnen we de dienst zonder die doorgifte niet leveren. We nemen de beveiligingsmaatregelen die in punt 16 staan beschreven. Je kunt via support@faxly.com om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens vragen, of om stopzetting van de verwerking, en we antwoorden binnen de termijn die de wet stelt; de vertegenwoordiger van het bedrijf is onze privacyfunctionaris en is op hetzelfde adres bereikbaar. Je kunt je ook wenden tot de Personal Information Protection Commission, het Personal Information Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, 118) of het Personal Information Dispute Mediation Committee (1833-6972).
15Bewaartermijnen
Accountgegevens: bewaard zolang je account actief is en binnen 90 dagen na het opheffen verwijderd. Faxgegevens en ontvangstbewijzen: 7 jaar bewaard voor de belastingen en voor eventuele geschillen, tenzij je om eerdere verwijdering vraagt waar de wet dat toestaat. Documenten: verwijderd volgens de termijnen in punt 05. Inlogcodes verlopen na 10 minuten en inlogsessies na 30 dagen. E-mails aan support: 2 jaar. Back-ups verlopen in een doorlopende cyclus van hoogstens 30 dagen.
16Beveiliging en melding van datalekken
We beschermen persoonsgegevens met versleuteling tijdens de verzending en bij opslag, toegangsbeheer volgens het principe van minimale rechten en monitoring van onze systemen. Kaartgegevens worden verwerkt door onze betaalprovider en nooit door Faxly opgeslagen. Treft een datalek je onversleutelde persoonsgegevens, dan informeren we jou en de bevoegde toezichthouders zonder onredelijke vertraging, in overeenstemming met de wetten van de Amerikaanse staten over het melden van datalekken.
17Kinderen
Faxly is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar, en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13, in overeenstemming met de Amerikaanse COPPA. Denk je dat een kind ons persoonsgegevens heeft gegeven, mail dan naar support@faxly.com en we verwijderen ze.
18Waar de gegevens staan, wijzigingen en contact
Faxly wordt vanuit de Verenigde Staten aangeboden en je gegevens worden verwerkt op servers in de VS. Brengen we wezenlijke wijzigingen aan in deze verklaring, dan mailen we je minstens 14 dagen voordat ze ingaan. Contact: support@faxly.com, of THEONLINESAASCOMPANY LLC, 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, Verenigde Staten.
Vragen over deze tekst? Schrijf naar support@faxly.com — een mens antwoordt binnen twee werkdagen.