01Keitä olemme ja mitä tämä käytäntö koskee
Tämä käytäntö koskee faxly.com-sivustoa ja Faxly-palvelua, joita ylläpitää THEONLINESAASCOMPANY LLC (toimii nimellä Faxly), 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, Yhdysvallat. Se selittää, mitä tietoja keräämme, miksi, kenelle luovutamme niitä ja mitä oikeuksia sinulla on – mukaan lukien Kalifornian lain ja muiden Yhdysvaltain osavaltioiden tietosuojalakien mukaiset oikeudet. Tietosuojaa koskevat kysymykset: support@faxly.com.
02Mitä tietoja keräämme
Antamasi tunnistetiedot: sähköpostiosoite sekä vapaaehtoisesti nimesi ja matkapuhelinnumerosi. Kaupalliset tiedot: tilauksesi, maksusi ja hyvityksesi – korttimaksut käsittelee Stripe, emmekä koskaan tallenna korttisi koko numeroa. Faksitiedot: vastaanottajan ja lähettäjän numerot, aikaleimat, sivumäärät ja toimitusten lopputulokset. Asiakirjojen sisältö: lähettämäsi ja vastaanottamasi tiedostot, joita säilytetään tilapäisesti jäljempänä kuvatulla tavalla. Internetin käyttö: IP-osoite, selaimen ja laitteen tyyppi sekä käytetyt sivut. Asiakastukiviestintä: meille lähettämäsi sähköpostit.
03Mistä tiedot saadaan
Suoraan sinulta, laitteeltasi palvelun käytön aikana, Stripe-maksupalvelulta (maksuvahvistukset), teleoperaattoreilta (toimitusvahvistukset) sekä – ainoastaan yhteytesi maan osalta – palvelinympäristömme tarjoajalta, joka päättelee maan IP-osoitteestasi (tai erilliseltä paikannuspalvelulta, ipapi.co, jos käytämme sellaista; se saa silloin IP-osoitteesi vain tähän tarkoitukseen). Maa tallennetaan evästeeseen 30 päiväksi, jotta voimme näyttää hinnat valuutassasi ja tarjota sivustoa kielelläsi. Emme osta henkilötietoja tietovälittäjiltä.
04Miten käytämme tietoja
Faksiesi toimittamiseen ja vahvistamiseen, tilisi ja laskutuksesi hoitamiseen, palveluun liittyvien sähköpostien, kuten kuittien ja uusiutumismuistutusten, lähettämiseen, tukipyyntöihin vastaamiseen, petosten ja väärinkäytösten estämiseen sekä lain noudattamiseen. Jos aloitat faksin ja poistut ennen maksamista, voimme lähettää sinulle sähköpostitse linkin sen viimeistelemiseksi ja kerran tarjouksen sen viimeistelemisestä; jokaisessa näistä viesteistä on linkki, jolla voit lopettaa ne yhdellä klikkauksella. Muuta markkinointisähköpostia lähetämme vain suostumuksellasi, ja jokaisessa viestissä on toimiva linkki, jolla voit lopettaa viestien tilauksen. Emme käytä tietojasi kohdennettuun mainontaan emmekä kouluta tekoälymalleja asiakirjoillasi.
05Asiakirjasi
Asiakirjat salataan siirron aikana TLS-salauksella ja tallennettuina AES-256-salauksella. Ne ovat järjestelmissämme vain niin kauan kuin toimitus edellyttää: toimitetun faksin tiedostot poistetaan heti, kun vastaanottava laite on vahvistanut toimituksen; perille menemättömän faksin tiedostot säilytetään 7 päivää, jotta voit yrittää uudelleen, ja poistetaan sitten; lataamasi mutta lähettämättä jääneet tiedostot poistetaan 7 päivän kuluttua; vastaanottamasi faksit säilyvät tililläsi, kunnes poistat ne tai suljet tilisi. Toimituskuitit sisältävät metatietoja (numerot, aikaleimat, sivumäärät), eivät asiakirjojen sisältöä. Henkilöstömme ei voi koskaan avata asiakirjojasi ilman nimenomaista lupaasi tukipyynnön yhteydessä.
06Terveystiedot
Monet asiakkaat faksaavat potilastietoja. Faxly toimii lähettämiesi asiakirjojen välityskanavana; emme käytä emmekä luovuta niiden sisältöä. Terveydenhuollon palveluntarjoajat ja muut HIPAA-lain piiriin kuuluvat toimijat, jotka tarvitsevat sellaisen, voivat pyytää HIPAA Business Associate Agreement -sopimusta osoitteesta support@faxly.com ennen suojattujen terveystietojen lähettämistä.
07Kenelle luovutamme tietoja
Sopimuksella sitoutuneille palveluntarjoajille: Stripelle maksuja varten, Googlelle mainonnan mittaamista varten (evästekäytäntö, kohta 04), teleoperaattoreille faksien lähettämistä varten, pilvipalveluntarjoajallemme palvelinympäristöä varten ja sähköpostipalvelun tarjoajallemme palveluviestejä varten – kullekin vain siinä laajuudessa kuin sen tehtävä edellyttää. Viranomaispyynnöt: luovutamme vain sen, mitä pätevä haaste, tuomioistuimen määräys tai laki edellyttää, ja ilmoitamme siitä sinulle, ellei laki sitä kiellä. Liiketoiminnan siirrot: jos Faxly ostetaan, tietojasi koskevat edelleen sitoumukset, jotka suojaavat niitä vähintään yhtä hyvin kuin nämä. EMME MYY HENKILÖTIETOJA EMMEKÄ LUOVUTA NIITÄ ERI PALVELUJEN VÄLISEEN KÄYTTÄYTYMISPERUSTEISEEN MAINONTAAN.
08Evästeet ja seuranta
Käytämme pientä määrää välttämättömiä evästeitä emmekä käytä mainosevästeitä, analytiikkaseurantaa tai sivustojen välistä seurantaa, kuten evästekäytännössämme kuvataan. Emme myy emmekä luovuta henkilötietoja, joten mitään kieltäytymistä ei tarvita; siellä, missä osavaltion laki pitää selaimen kieltäytymissignaaleja sitovina, noudatamme Global Privacy Control (GPC) -signaaleja kieltäytymispyyntöinä. Vanhemmille ”Do Not Track” -signaaleille ei ole vakiintunutta standardia, joten emme reagoi niihin – GPC on signaali, jonka mukaan toimimme.
09Oikeutesi – kaikille
Asuinpaikastasi riippumatta voit päivittää sähköpostiosoitteesi, maksutapasi ja tilauksesi Asetuksissa, ja voit milloin tahansa tarkastella kaikkia muita sinusta säilyttämiämme tietoja, oikaista, viedä tai poistaa ne – tai sulkea tilisi – lähettämällä sähköpostia osoitteeseen support@faxly.com tilisi sähköpostiosoitteesta. Varmennamme pyynnöt tilisi sähköpostiosoitteen perusteella, vastaamme 45 päivän kuluessa emmekä koskaan syrji ketään – ei huonompaa palvelua eikä huonompia hintoja – oikeuksien käyttämisen vuoksi. Valtuutettu asiamies voi tehdä pyyntöjä puolestasi kirjallisella valtuutuksella.
10Kalifornian asukkaat (CCPA/CPRA)
Kalifornian asukkailla on oikeus tietää, mitä henkilötietojen luokkia ja yksittäisiä henkilötietoja keräämme (lueteltu kohdassa 02), oikeus poistaa ja oikaista tietoja, oikeus kieltää niiden myynti tai luovuttaminen (emme tee kumpaakaan), oikeus rajoittaa arkaluonteisten henkilötietojen käyttöä (käytämme niitä vain pyytämäsi palvelun tarjoamiseen) ja oikeus syrjimättömyyteen. Pyynnöt: support@faxly.com. Emme tietoisesti myy emmekä luovuta kenenkään henkilötietoja, emme myöskään alle 16-vuotiaiden kuluttajien. Kalifornian Shine the Light -laki: emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille niiden omaa suoramarkkinointia varten.
11Muiden osavaltioiden tietosuojalait
Virginian, Coloradon, Connecticutin, Utahin, Texasin, Oregonin, Montanan, Nevadan ja muiden kattavat tietosuojalait säätäneiden osavaltioiden asukkailla on vastaavat oikeudet tietojen saantiin, oikaisemiseen, poistamiseen ja siirtämiseen sekä oikeus kieltää kohdennettu mainonta ja tietojen myynti (emme tee kumpaakaan). Jos hylkäämme pyynnön, voit hakea muutosta vastaamalla päätökseemme; jos muutoksenhaku ei tuota tulosta, voit ottaa yhteyttä osavaltiosi oikeusministeriin (Attorney General).
12Euroopan talousalue, Yhdistynyt kuningaskunta ja Sveitsi (tietosuoja-asetus)
Jos olet ETA-alueella, Yhdistyneessä kuningaskunnassa tai Sveitsissä, henkilötietojesi rekisterinpitäjä on THEONLINESAASCOMPANY LLC. Käsittelemme tietojasi kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta – faksiesi toimittaminen, tilisi ja laskutuksesi hoitaminen), lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta – vero- ja kirjanpitoaineisto) ja oikeutetun etumme perusteella (6 artiklan 1 kohdan f alakohta – palvelun turvallisuus ja väärinkäytösten estäminen); markkinointisähköpostia lähetämme vain suostumuksellasi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta), jonka voit peruuttaa milloin tahansa. Tietosuoja-asetus on Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679; Suomessa käsittelemme tietojasi myös tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Tietojasi käsitellään Yhdysvalloissa, jonne olemme sijoittautuneet; kun palveluntarjoajamme siirtävät tietoja maasta toiseen, käytämme Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita tai tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, ja voit pyytää meiltä lisätietoja. Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista ja poistaa ne, rajoittaa niiden käsittelyä ja siirtää ne järjestelmästä toiseen, vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä, peruuttaa suostumuksesi sekä tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle – Suomessa tietosuojavaltuutetulle (tietosuojalain 8 §), Ranskassa CNIL:lle, Saksassa osavaltiosi tietosuojaviranomaiselle ja Italiassa Garante per la protezione dei dati personali -viranomaiselle. Sähköpostiosoitteen antaminen on palvelun käytön edellytys; kaikki muu on vapaaehtoista. Emme tee sinusta automaattisia päätöksiä, joilla on oikeudellisia vaikutuksia. Pyynnöt: support@faxly.com.
13Japani (APPI)
Jos olet Japanissa, käsittelemme henkilötietojasi Japanin henkilötietojen suojaa koskevan lain (Act on the Protection of Personal Information, APPI) mukaisesti Japanin ulkopuolelle sijoittautuneena yrityksenä. Käytämme tietoja kohdassa 04 kuvattuihin tarkoituksiin ja annamme osan käsittelystä kohdassa 07 mainittujen palveluntarjoajien tehtäväksi; ne sijaitsevat Yhdysvalloissa ja muissa maissa, joiden tietosuojasäännöistä voit kysyä meiltä, ja toteutamme kohdassa 16 kuvatut turvatoimet ja edellytämme samaa niiltä. Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman suostumustasi, ellei laki sitä salli. Voit pyytää henkilötietojesi luovuttamista, oikaisemista, käytön keskeyttämistä tai poistamista osoitteesta support@faxly.com, ja vastaamme laissa säädetyssä ajassa. Henkilötietojen käsittelyämme koskevat valitukset voit lähettää samaan osoitteeseen; valvontaviranomainen on Japanin Personal Information Protection Commission.
14Korea (PIPA)
Jos olet Koreassa, käsittelemme henkilötietojasi Korean henkilötietojen suojaa koskevan lain (Personal Information Protection Act, PIPA) mukaisesti Korean ulkopuolelle sijoittautuneena yrityksenä. Keräämme vain kohdassa 02 luetellut tiedot, käytämme niitä kohdassa 04 kuvattuihin tarkoituksiin, säilytämme niitä kohdassa 15 mainitut ajat ja hävitämme ne sitten, ja annamme osan käsittelystä kohdassa 07 mainittujen palveluntarjoajien tehtäväksi – mikä tarkoittaa, että henkilötietosi siirretään Yhdysvaltoihin, jonne olemme sijoittautuneet, ja säilytetään siellä, ja nuo palveluntarjoajat käsittelevät niitä Yhdysvalloissa ja muissa maissa; voit pyytää meiltä niiden tiedot ja vastustaa siirtoa, mutta ilman sitä emme voi tarjota palvelua. Toteutamme kohdassa 16 kuvatut turvatoimet. Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi, niiden oikaisemista tai poistamista tai niiden käsittelyn keskeyttämistä osoitteesta support@faxly.com, ja vastaamme laissa säädetyssä ajassa; yhtiön edustaja toimii tietosuojavastaavanamme, ja hänet tavoittaa samasta osoitteesta. Voit myös kääntyä seuraavien puoleen: Korean Personal Information Protection Commission, Personal Information Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, 118) tai Personal Information Dispute Mediation Committee (1833-6972).
15Säilytys
Tilitiedot: säilytetään niin kauan kuin tilisi on aktiivinen, ja poistetaan 90 päivän kuluessa tilin sulkemisesta. Faksitiedot ja toimituskuitit: säilytetään 7 vuotta vero- ja riita-asioita varten, ellet pyydä niiden aiempaa poistamista, kun laki sen sallii. Asiakirjat: poistetaan kohdassa 05 kuvatun aikataulun mukaisesti. Kirjautumiskoodit vanhenevat 10 minuutissa ja kirjautumisistunnot 30 päivässä. Tukisähköpostit: 2 vuotta. Varmuuskopiot vanhenevat enintään 30 päivän kierrossa.
16Tietoturva ja loukkauksista ilmoittaminen
Suojaamme henkilötiedot salaamalla ne siirron aikana ja tallennettuina, vähimpien käyttöoikeuksien periaatteella toimivalla pääsynhallinnalla ja järjestelmiemme valvonnalla. Korttitiedot käsittelee maksunvälittäjämme, eikä Faxly koskaan tallenna niitä. Jos tietoturvaloukkaus koskee salaamattomia henkilötietojasi, ilmoitamme siitä sinulle ja asianomaisille viranomaisille ilman aiheetonta viivytystä osavaltioiden tietoturvaloukkauksia koskevien ilmoituslakien mukaisesti.
17Lapset
Faxly-palvelua ei ole suunnattu alle 16-vuotiaille lapsille, emmekä tietoisesti kerää henkilötietoja alle 13-vuotiailta lapsilta, kuten Yhdysvaltain COPPA-laki edellyttää. Jos uskot, että lapsi on antanut meille henkilötietoja, lähetä sähköpostia osoitteeseen support@faxly.com, niin poistamme ne.
18Missä tietoja säilytetään, muutokset ja yhteystiedot
Faxly-palvelua ylläpidetään Yhdysvalloista käsin, ja tietojasi käsitellään Yhdysvalloissa sijaitsevilla palvelimilla. Jos teemme tähän käytäntöön olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä sähköpostitse vähintään 14 päivää ennen niiden voimaantuloa. Yhteystiedot: support@faxly.com tai THEONLINESAASCOMPANY LLC, 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, Yhdysvallat.
Kysyttävää tästä käytännöstä? Kirjoita osoitteeseen support@faxly.com – ihminen vastaa kahden arkipäivän kuluessa.