01Kim jesteśmy i czego dotyczy ta polityka
Niniejsza polityka dotyczy serwisu faxly.com i usługi Faxly, prowadzonych przez THEONLINESAASCOMPANY LLC (działającą pod marką Faxly), 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, Stany Zjednoczone. Wyjaśnia, jakie dane zbieramy, dlaczego, komu je udostępniamy i jakie masz prawa — w tym prawa wynikające z prawa Kalifornii i innych stanowych przepisów USA o ochronie prywatności. Pytania dotyczące ochrony danych kieruj na adres support@faxly.com.
02Jakie dane zbieramy
Identyfikatory, które nam podajesz: adres e-mail oraz opcjonalnie imię i nazwisko i numer telefonu komórkowego. Informacje handlowe: Twój plan, płatności i zwroty — płatności kartą obsługuje Stripe, a my nigdy nie przechowujemy pełnego numeru Twojej karty. Dane faksów: numery odbiorcy i nadawcy, znaczniki czasu, liczba stron i wyniki doręczenia. Treść dokumentów: pliki, które wysyłasz i odbierasz, przechowywane przejściowo, jak opisano poniżej. Aktywność w internecie: adres IP, rodzaj przeglądarki i urządzenia oraz odwiedzane strony. Korespondencja z pomocą: e-maile, które do nas wysyłasz.
03Skąd pochodzą dane
Bezpośrednio od Ciebie, z Twojego urządzenia podczas korzystania z usługi, od Stripe (potwierdzenia płatności), od operatorów telekomunikacyjnych (potwierdzenia doręczenia) oraz — wyłącznie w zakresie kraju Twojego połączenia — od naszego dostawcy hostingu, który ustala go na podstawie Twojego adresu IP (albo od odrębnej usługi geolokalizacji, ipapi.co, jeśli z niej korzystamy; otrzymuje ona wtedy Twój adres IP wyłącznie w tym celu). Kraj jest przechowywany w pliku cookie przez 30 dni, abyśmy mogli pokazywać ceny w Twojej walucie i proponować Ci serwis w Twoim języku. Nie kupujemy danych osobowych od brokerów danych.
04Jak wykorzystujemy dane
Aby doręczać i potwierdzać Twoje faksy, prowadzić Twoje konto i rozliczenia, wysyłać e-maile związane z usługą, takie jak potwierdzenia i przypomnienia o odnowieniu, odpowiadać na zapytania kierowane do pomocy, zapobiegać oszustwom i nadużyciom oraz przestrzegać prawa. Jeśli zaczniesz przygotowywać faks i opuścisz stronę przed zapłatą, możemy wysłać Ci e-mailem link do jego dokończenia oraz jednorazowo ofertę dokończenia go; każdy z tych e-maili zawiera link, który jednym kliknięciem wyłącza takie wiadomości. Inne e-maile marketingowe wysyłamy wyłącznie za Twoją zgodą, a każda wiadomość zawiera działający link do wypisania się. Nie wykorzystujemy Twoich danych do reklamy ukierunkowanej i nie trenujemy modeli sztucznej inteligencji na Twoich dokumentach.
05Twoje dokumenty
Dokumenty są szyfrowane protokołem TLS podczas przesyłania i algorytmem AES-256 podczas przechowywania. W naszych systemach istnieją tylko tak długo, jak wymaga tego doręczenie: pliki doręczonego faksu są usuwane zaraz po tym, jak urządzenie odbiorcy potwierdzi odbiór; pliki faksu, który nie dotarł, są przechowywane przez 7 dni, aby można było spróbować ponownie, a następnie usuwane; przesłane pliki, których nigdy nie wysłano, są usuwane po 7 dniach; odebrane faksy pozostają na Twoim koncie, dopóki ich nie usuniesz albo nie zamkniesz konta. Potwierdzenia doręczenia zawierają metadane (numery, znaczniki czasu, liczbę stron), a nie treść dokumentów. Nasi pracownicy nigdy nie mogą otworzyć Twoich dokumentów bez Twojej wyraźnej zgody udzielonej w ramach zgłoszenia do pomocy.
06Informacje o zdrowiu
Wielu klientów wysyła faksem dokumentację medyczną. Faxly działa jako kanał transmisji dokumentów, które zdecydujesz się wysłać; nie wykorzystujemy ani nie ujawniamy ich treści. Podmioty świadczące usługi zdrowotne i inne podmioty objęte ustawą HIPAA, które tego potrzebują, mogą przed wysłaniem chronionych informacji o zdrowiu poprosić o umowę HIPAA Business Associate Agreement, pisząc na adres support@faxly.com.
07Komu udostępniamy dane
Dostawcom usług związanym z nami umową: Stripe w zakresie płatności, Google w zakresie pomiaru skuteczności reklam (Polityka cookies, punkt 04), operatorom telekomunikacyjnym w celu transmisji faksów, naszemu dostawcy infrastruktury chmurowej w zakresie hostingu oraz naszemu dostawcy poczty e-mail w zakresie wiadomości związanych z usługą — każdemu wyłącznie w zakresie, jakiego wymaga jego rola. Żądania organów: ujawniamy tylko to, czego wymaga ważne wezwanie, nakaz sądowy lub przepis prawa, i powiadamiamy Cię o tym, chyba że prawo tego zabrania. Przeniesienie przedsiębiorstwa: jeśli Faxly zostanie przejęty, Twoje dane pozostaną objęte zobowiązaniami chroniącymi je co najmniej w takim stopniu jak te. NIE SPRZEDAJEMY DANYCH OSOBOWYCH I NIE UDOSTĘPNIAMY ICH DO CELÓW REKLAMY BEHAWIORALNEJ OPARTEJ NA AKTYWNOŚCI W RÓŻNYCH SERWISACH.
08Pliki cookie i śledzenie
Używamy niewielkiej liczby niezbędnych plików cookie i nie używamy reklamowych plików cookie, narzędzi analitycznych śledzących użytkowników ani śledzenia między witrynami, jak opisano w naszej Polityce cookies. Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych osobowych, więc nie ma z czego rezygnować; tam, gdzie prawo stanowe traktuje sygnały rezygnacji wysyłane przez przeglądarkę jako wiążące, respektujemy sygnały Global Privacy Control (GPC) jako żądania rezygnacji. Starsze sygnały „Do Not Track” nie mają ustalonego standardu, dlatego na nie nie reagujemy — sygnałem, na który reagujemy, jest GPC.
09Twoje prawa — dla wszystkich
Niezależnie od miejsca zamieszkania możesz zmienić swój adres e-mail, metodę płatności i plan w Ustawieniach, a do wszystkich pozostałych danych, które o Tobie przechowujemy, możesz w każdej chwili uzyskać dostęp, poprawić je, wyeksportować lub usunąć — albo zamknąć konto — pisząc na adres support@faxly.com z adresu przypisanego do konta. Weryfikujemy żądania na podstawie adresu e-mail konta, odpowiadamy w ciągu 45 dni i nigdy nie traktujemy nikogo gorzej — ani gorszą usługą, ani gorszymi cenami — z powodu korzystania z praw. Upoważniony pełnomocnik może składać żądania w Twoim imieniu na podstawie pisemnego upoważnienia.
10Mieszkańcy Kalifornii (CCPA/CPRA)
Mieszkańcom Kalifornii przysługuje prawo do informacji o kategoriach i konkretnych danych osobowych, które zbieramy (wymienionych w punkcie 02), prawo do ich usunięcia i sprostowania, prawo do sprzeciwu wobec ich sprzedaży lub udostępniania (nie robimy ani jednego, ani drugiego), prawo do ograniczenia wykorzystania wrażliwych danych osobowych (wykorzystujemy je tylko do świadczenia usługi, o którą prosisz) oraz prawo do niedyskryminacji. Żądania: support@faxly.com. Świadomie nie sprzedajemy ani nie udostępniamy niczyich danych osobowych, w tym danych konsumentów poniżej 16. roku życia. Kalifornijska ustawa „Shine the Light”: nie ujawniamy danych osobowych osobom trzecim na potrzeby ich marketingu bezpośredniego.
11Inne stanowe przepisy o ochronie prywatności
Mieszkańcom Wirginii, Kolorado, Connecticut, Utah, Teksasu, Oregonu, Montany, Nevady i innych stanów z kompleksowymi przepisami o ochronie prywatności przysługują równoważne prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec reklamy ukierunkowanej i sprzedaży danych (nie robimy ani jednego, ani drugiego). Jeśli odrzucimy żądanie, możesz się odwołać, odpowiadając na naszą decyzję; jeśli odwołanie nie przyniesie skutku, możesz zwrócić się do prokuratora generalnego (Attorney General) swojego stanu.
12Europejski Obszar Gospodarczy, Wielka Brytania i Szwajcaria (RODO)
Jeśli przebywasz w EOG, w Wielkiej Brytanii lub w Szwajcarii, administratorem Twoich danych osobowych jest THEONLINESAASCOMPANY LLC. Przetwarzamy je w celu wykonania zawartej z Tobą umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — doręczanie Twoich faksów, prowadzenie konta i rozliczeń), w celu wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c — dokumentacja podatkowa i księgowa) oraz na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f — bezpieczeństwo usługi i zapobieganie nadużyciom); e-maile marketingowe wysyłamy wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a), którą możesz w każdej chwili wycofać. RODO to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.; w Polsce przetwarzamy Twoje dane także zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Twoje dane są przetwarzane w Stanach Zjednoczonych, gdzie mamy siedzibę; gdy nasi dostawcy przekazują dane do innych państw, opieramy się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej lub na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, a szczegóły możesz uzyskać od nas. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach, prawo wycofania zgody oraz prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego — w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), we Francji do CNIL, w Niemczech do organu ochrony danych Twojego kraju związkowego, we Włoszech do Garante per la protezione dei dati personali. Podanie adresu e-mail jest niezbędne do korzystania z usługi; wszystko inne jest dobrowolne. Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Żądania: support@faxly.com.
13Japonia (APPI)
Jeśli przebywasz w Japonii, przetwarzamy Twoje informacje osobowe zgodnie z japońską ustawą o ochronie informacji osobowych (Act on the Protection of Personal Information, APPI) jako podmiot mający siedzibę poza Japonią. Wykorzystujemy je w celach opisanych w punkcie 04 i powierzamy część przetwarzania dostawcom usług wymienionym w punkcie 07, którzy znajdują się w Stanach Zjednoczonych i w innych krajach — o obowiązujące tam przepisy o ochronie danych możesz nas zapytać; stosujemy środki bezpieczeństwa opisane w punkcie 16 i wymagamy tego samego od tych dostawców. Nie przekazujemy informacji osobowych osobom trzecim bez Twojej zgody, chyba że pozwala na to prawo. Ujawnienia, sprostowania, wstrzymania wykorzystywania lub usunięcia swoich informacji osobowych możesz zażądać pod adresem support@faxly.com, a my odpowiadamy w terminie przewidzianym przez prawo. Skargi dotyczące naszego postępowania z informacjami osobowymi kieruj na ten sam adres; organem nadzorczym jest Personal Information Protection Commission.
14Korea (PIPA)
Jeśli przebywasz w Korei, przetwarzamy Twoje informacje osobowe zgodnie z koreańską ustawą o ochronie informacji osobowych (Personal Information Protection Act, PIPA) jako podmiot mający siedzibę poza Koreą. Zbieramy tylko dane wymienione w punkcie 02, wykorzystujemy je w celach opisanych w punkcie 04, przechowujemy przez okresy wskazane w punkcie 15, a następnie niszczymy, i powierzamy część przetwarzania dostawcom usług wymienionym w punkcie 07 — co oznacza, że Twoje informacje osobowe są przekazywane do Stanów Zjednoczonych, gdzie mamy siedzibę, i tam przechowywane, a ci dostawcy przetwarzają je w Stanach Zjednoczonych i w innych krajach; możesz poprosić nas o szczegóły dotyczące tych dostawców i sprzeciwić się przekazaniu, choć bez niego nie możemy świadczyć usługi. Stosujemy środki bezpieczeństwa opisane w punkcie 16. Dostępu do swoich informacji osobowych, ich sprostowania lub usunięcia albo wstrzymania ich przetwarzania możesz zażądać pod adresem support@faxly.com, a my odpowiadamy w terminie przewidzianym przez prawo; funkcję inspektora ds. prywatności pełni przedstawiciel firmy, z którym możesz się skontaktować pod tym samym adresem. Możesz też zwrócić się do Personal Information Protection Commission, Personal Information Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, 118) lub Personal Information Dispute Mediation Committee (1833-6972).
15Przechowywanie danych
Dane konta: przechowywane, dopóki konto jest aktywne, i usuwane w ciągu 90 dni od jego zamknięcia. Dane faksów i potwierdzenia doręczenia: przechowywane przez 7 lat do celów podatkowych i na potrzeby ewentualnych sporów, chyba że zażądasz ich wcześniejszego usunięcia, jeśli prawo na to pozwala. Dokumenty: usuwane zgodnie z terminami z punktu 05. Kody logowania wygasają po 10 minutach, a sesje logowania po 30 dniach. E-maile do pomocy: 2 lata. Kopie zapasowe wygasają w cyklu rotacyjnym nie dłuższym niż 30 dni.
16Bezpieczeństwo i zgłaszanie naruszeń
Chronimy dane osobowe za pomocą szyfrowania podczas przesyłania i przechowywania, kontroli dostępu opartej na zasadzie minimalnych uprawnień oraz monitorowania naszych systemów. Dane kart obsługuje nasz operator płatności i Faxly nigdy ich nie przechowuje. Jeśli naruszenie dotyczy Twoich niezaszyfrowanych danych osobowych, bez zbędnej zwłoki powiadomimy Ciebie i właściwe organy, zgodnie ze stanowymi przepisami o zgłaszaniu naruszeń.
17Dzieci
Faxly nie jest skierowany do dzieci poniżej 16. roku życia i świadomie nie zbieramy danych osobowych dzieci poniżej 13. roku życia, zgodnie z amerykańską ustawą COPPA. Jeśli uważasz, że dziecko przekazało nam dane osobowe, napisz na adres support@faxly.com, a usuniemy je.
18Gdzie są przechowywane dane, zmiany i kontakt
Faxly jest prowadzony ze Stanów Zjednoczonych, a Twoje dane są przetwarzane na serwerach w USA. Jeśli wprowadzimy istotne zmiany w tej polityce, powiadomimy Cię e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Kontakt: support@faxly.com lub THEONLINESAASCOMPANY LLC, 1309 Coffeen Avenue, STE 1200, Sheridan, WY 82801, Stany Zjednoczone.
Masz pytania dotyczące tego dokumentu? Napisz na support@faxly.com — odpowie Ci człowiek w ciągu dwóch dni roboczych.